YUI-database[下伊那学校事務]

Ｑ７　回覧順序が学校によって違うけれど、正式なのはどれ？
　Ａ　市町村の文書規程と、次の「文書の流れ」を参考にしてください。
(受付)　　　　　(回覧)　　　　　　(回覧)　　　　　　　(回覧)　　　　(配布・指示)　(処理・保管)
文書係　→　事務主任　→　文書主任　→　校長　→　文書主任　→　係　

Ｑ６　回覧板に挟むときの注意事項は？
　Ａ　回覧印が押しやすいように、回覧印が見える程度にずらして挟むと良いでしょう。重要な物を上の方に挟むと、回覧しやすいと思います。
　[挟む順番例]　
　?　会議の開催通知　開催日順
　?　調査回答　　　　　〆切日順
　?　発信元別にまとめる　県教委　教育会　私的団体
　?　文書分類・係ごとに　派遣申請　教科　進路関係等
　・・・係へ配布しやすい順に挟む等工夫すると良いでしょう。

Ｑ５　要領の良い回覧方法は？時間がかかってしまうのだけど。
　Ａ　早めの処理が必要なことを、職員へ周知し、協力をお願いするようにしましょう。日付厳守の物等は、付箋をつけて締切日を記入し添付すると、目立ってわかりやすいと思います。また、「至急」と明記した緊急文書専用の回覧板を別に用意しておく方法もよいでしょう。

Ｑ４　文書収受簿に登記範囲の基準は？最小限にしたいのだけど。 　Ａ　各市町村の文書規程を参考にしていただきたいのですが、参考例として下記のとおりとなります。 　(１)　官公庁の系統からくる文書。ただし、簡易なもの(文書記号番号のない文書・ポスター資料の配布など)を除く。 　(２)　私的団体・民間から発せられる「回答を要するもの」「処理経過の記録が必要なもの」等、文書で学校運営上特に重要と判断されるもの。 　(３)　学校名で外部へ発信する文書で重要だと思われるもの。 　[例]　学校管理規則に基づく願・届・報告、生徒の進路に関するもの人事に関するもの、施設・設備の維持管理に関するもの、派遣申請・...

Ｑ３　書留文書の収受の仕方は？　
　Ａ　封をしたまま収受印を押し、特殊文書等集配カードへ登記します。

Ｑ２　収受印・回覧印の押す位置や、色は？
　Ａ（１）　収受印は、受付文書の日付の上余（右上）に押すとよいでしょう。これは、いつ発行したものをいつ受け付けたのか一目でわかるようにするためです。
　　（２）　回覧印は収受印の左余白に押します。
　　（３）　色については決まりはありません。教育委員会等で回覧した「写」の文書がきた場合、他の収受印が黒く印刷されたりしています。そのため黒以外の色で区別した方がわかりやすいと思います。
　　(４)　書留文書は封のまま収受印を押します。

Ｑ１　収受印・回覧印の基準はありますか？
　Ａ（１）次の様式のもので、日付は回転できるものがよいでしょう

　（様式第１７号）　（第５２条、第５７条関係）



　（備考）寸法の単位は、ミリメートルである。