YUI-database[下伊那学校事務]

Q６　古い人事記録カードは廃棄してもいいですか？

A　例年（概ね）５月に新しい人事記録カードが送付されますが、それに古いカードの修正箇所を記入したら破棄してもかまいません。ただし、個人情報であるので破棄方法に注意します。

【平成１７年４月１日改正　飯田市立小・中学校文書分類表　参照】

Q５　文書の廃棄はどのように行ないますか？

A　（１）保存年限を過ぎた文書は原則として整理し、廃棄します。
　　（２）保存台帳に校長の決裁をとり、保存台帳よりはずし、廃棄台帳として編冊するのが望ましいです。

【公立小・中学校文書規程（準則）第１章第３０条】

Q４　文書保存台帳の作成はどのようにしますか？

A　（１）保存区分及び完結年または完結年度によって区分し、必要なときに取り出せるようにしておきます。

　　（２）文書責任者は保存台帳を作成し学校長の承認を得て収納します。

　　（３）文書保存台帳　（様式第１２号参照）

【公立小・中学校文書規程（準則）第1章第２８条】

Q3　文書の保存区分はどうなっていますか？

A　（１）永年・・・１１年以上の期間保存するもの
　　　　１０年・・・１０年以上保存するもの
　　　　　５年・・・５年間保存するもの
　　　　　３年・・・３年間保存するもの
　　　　　１年・・・１年以内の期間保存するもの

　　（２）保存期間の計算は、文書の完結の翌年（暦年による）または翌年度から計算します。たとえば平成元年を起点とした場合、平成１５年まで保存する必要のある文書は、保存区分は「永年」とし、保存期限は平成１５年までという扱いになります。

【公立小・中学校文書規程（準則）第１章第１２条より】　

Q2　デジタルの情報はどのように処理しますか？

A　市町村の規則によります。受付・回覧・廃棄をルールにそって行なえるよう規則整備を進めましょう。

Q1　文書保管上の注意事項はどんなことですか？

A　（１）文書を私物化（手元に置きっぱなし）しない
　　（２）文書は受領した都度綴じる
　　（３）ファイルを持ち出したら必ず元の位置に戻す
　　（４）発送した文書は必ず控えを取り保存する
　　（５）処理経過がわかるよう、紀案文は控え文書と共におく
　　（６）文書作成後　変更が生じたときは変更内容を記録しておく

【参照　下伊那事務研究会資料　文書の保管について＜職員会説明（保存編）＞】